De vorige keer begon ik mijn bespreking van Gmail met een drietal nadelen van deze Amerikaanse e-mailaanbieder. Zoals aangekondigd volgt hier nu een aantal voordelen. Ik schrijf in de ‘ik’-vorm, omdat het gaat om dingen die ik als voordeel ervaar.

1. Ik gebruik twee computers – een desktop en een laptop – en op beide wil ik mijn e-mail kunnen bekijken. En dan niet alleen de nieuwste mailtjes die ik nog niet heb gedownload, maar ook berichten van langer geleden. Er zijn verschillende oplossingen voor te bedenken: Microsoft Exchange (in gebruik bij bedrijven) in combinatie met Outlook, of een eigen mailserver opzetten met flink veel schijfruimte. Maar, volgens mij biedt Gmail de meeste eenvoudige oplossing: een online e-mailbox met een omvang van meer dan 7 GB. Voor de meeste gebruikers biedt dat voldoende opslagruimte voor vele jaren. (Ter vergelijking: een mailbox bij KPN Planet is 30 MB groot. Dat is minder dan 0,5 % van de opslagruimte bij Gmail)

2. Een ander voordeel van Gmail vind ik dat het programma berichten groepeert in ‘conversaties’. Samenhangende berichten worden in de inbox weergegeven als één regel. Daardoor heb je steeds alle ‘replies’ op een e-mail bij elkaar, inclusief de berichten die je zelf hebt verzonden. Werkt heel overzichtelijk. En als je er een nieuwe reactie komt op een bericht dat je al hebt gearchiveerd, krijg je meteen de rest van de conversatie weer in beeld.

3. Bovendien hoef je met Gmail berichten niet meer te archiveren. In het verleden deed ik veel moeite om oude e-mails te archiveren in een mappensysteem. Zo’n systeem heeft de nodige beperkingen, want sommige berichten passen in meer dan één map en voor sommige berichten moet je apart een map aanmaken. Bij Gmail, bedacht door de makers van de populaire zoekmachine Google, is het motto: ‘search don’t sort’. Alle berichten die geen opvolging meer behoeven, verdwijnen met één druk op de knop in het archief. Om berichten terug te vinden, kun je gebruik maken van de goed werkende zoekfunctie. Mijn ervaring is dat je met de combinatie van je geheugen en deze zoekfunctie bijna altijd berichten in no time teruggevonden hebt.

4. Gmail is onderdeel van een breed en geïntegreerd pakket aan online-diensten. Zelf maak ik ook gebruik van Google Calendar (online agenda), Reader (het programma waarmee je ‘RSS-feeds’ kunt bijhouden, veelgebruikt bij weblogs), Documents (online-software voor het maken van bv. eenvoudige tekstdocumenten en presentaties voor de beamer) en Groups (uitwisselen van informatie en bestanden met een bepaalde groep mensen). Toegegeven, veel van deze dingen kun je ook doen met een softwarepakket van Microsoft. Maar wat de producten van Google onderscheidt is (1) het gemak waarmee je informatie kunt uitwisselen met anderen; (2) de integratie van de verschillende onderdelen in één online toegankelijk geheel.

5. Tot slot, Gmail is redelijk gebruiksvriendelijk. De lay-out is niet zo mooi als die van Outlook, maar het geheel is wel overzichtelijk. Erg makkelijk vind ik de sneltoetsen: voor de meest basale functies heb je slechts één druk op de knop nodig. Zie deze link voor een overzicht van de sneltoetsen.

Advertenties