Met kerkenraads of classisvergaderingen leg ik mijn stukken van te voren keurig op volgorde, toch overkwam het mij regelmatig dat ik tijdens de vergadering zat te graven naar het juiste document. Met name als ik ook de rol als voorzitter had.

Ik geef er zelf de voorkeur aan om mijn stukken los mee te nemen en niet in een map. Het voordeel van een map is weliswaar dat je stukken op volgorde blijven liggen, maar heen en weer bladeren vind ik tijdens een vergadering onhandig. En de volgorde van je stukken is niet zo interessant, veel belangrijker is wáár is nú het stuk dat behandeld wordt?

Een voor mij grandioze als even eenvoudige oplossing is: post-it index tabs (overigens haal ik ze zelf goedkoper bij de Action of Lidl, die werken voor mij net zo goed). Ik zet het nummer van de bijlage en de titel of een steekwoord erop. Dan plak ik de tab zo op het stuk dat alle tabs mooi onder elkaar komen te staan (zie foto).  Tijdens de vergadering heb ik in één greep direct het juiste stuk, daarna leg ik hem op dezelfde plek weer terug. Het kost voor alle stukken in totaal misschien 3 à 4 minuten, het levert mij op dat ik tijdens de vergadering het overzicht en tegelijkertijd de flexibiliteit houd om efficient te kunnen vergaderen.

Advertenties