Op allerlei verschillende manieren kun je je GTD (Getting Things Done) systeem bijhouden. Er zijn verschillende papieren systemen. Er zijn inmiddels talloze applicaties in omloop zowel webbased applicaties, als applicaties voor mac of voor windows (zoals bijvoorbeeld het eerder besproken met Outlook geïntegreerde Jello Dashboard). Als mac-gebruiker gebruik ik het programma Things waarvan ook een versie voor iPad en iPhone/iPod touch beschikbaar is. Hoe werkt Things?

Inbox

Zoals een goed GTD-systeem betaamt begint alles bij de inbox. Hier gooi je al je “stuff” in. In welk ander programma je ook aan het werk bent met alt-spatiebalk wordt er een Quick Entry Dialog opgeroepen, waardoor je – zonder verder afgeleid te worden – direct stuff in Things kwijt kunt. (Voor de Quicksilver freaks is er ook een Things plug-in voor Quicksilver)

File

Vervolgens ga je de inbox legen. Volgens het GTD-stroomdiagram bepaal je of iets een project is, wat de acties zijn om het project af te kunnen ronden. Het voordeel van Things is dat je op allerlei manieren je acties en projecten een goede plek kunt geven, waardoor je het overzicht houdt.

  • Je kunt aangeven welk acties gemarkeerd worden als “Today”
  • Je kunt talloze tags aan de acties hangen (die gebruik ik met name voor de context: mail, tel, desk, home, fiets etc…) waar je vervolgens op kunt filteren.
  • Je kunt een “Due Date” instellen, een deadline voor je actie of project.
  • Je kunt ook je acties of projecten onderbrengen bij “Scheduled”, dan hang je er een datum aan waarop ze in “Today” moeten verschijnen (oma bellen voor haar verjaardag, verschijnt dan op 13 maart in je “Today” list). Maar ook kun je instellen dat een actie regelmatig terugkeert. Elke 4 dagen, 6 weken, elk jaar. Voor het water geven van mijn planten heb ik ingesteld dat die actie in “Today” verschijnt “5 days after latest is checked off”, mijn planten hebben het nog nooit zo goed gehad!
  • Gedelegeerde acties breng je onder bij “People”. Heb ik iemand aan de lijn, ontmoet ik zometeen iemand op een vergadering, dan check ik gelijk even: welke wachten op of delegeren aan of regelen met acties voor deze persoon had ik ook alweer staan?
  • De projecten kun je een plek geven in een “Area”. Aanvankelijk dacht ik dat Area de fysieke plek was waar je iets doet (thuis, telefoon, winkel etc…) dat bleek een vergissing. In de GTD-terminologie is de fysieke plek waar je iets doet de “context”. De “Area” is de “area of responsibility”, je verantwoordelijkheidsgebieden, of Coveyaans: je rollen. Voor mij is sinds ik dit ontdekt heb Things echt goed voor mij gaan werken. Tijdens mijn weekly review loop ik alle Area’s langs en plan de projecten (bijvoorbeeld preken, deadlines voor kerkbladen, vergaderingen, catechisaties etc…) ca. 10-12 weken vooruit. Ik onderscheid voor mijzelf o.a. de volgende “Area’s”:
    • Man
    • Vader
    • Buurman (Maatschappelijke betrokkenheid)

    Vervolgens in mijn rol als predikant

    • Leraar (Prediker en catecheet)
    • Herder (Pastoraal)
    • Leider (Bestuurlijk)
    • Redacteur (Kerkblad)

    En om als mens gezond te blijven:

    • Lichamelijke dimensie (sporten, ontspanning)
    • Spirituele dimensie (bijbelstudie, gebed)
    • Geestelijke dimensie (lezen, studeren, schrijven)
    • Sociaal-emotionele dimensie (vriendschappen, familie)

    En tot slot nog:

    • Financiën

Synchroniseren

Je kunt Things synchroniseren

  • Met iCal  en via iCal met
    • GoogleCalendar
    • Mail
  • Things for iPodTouch/iPhone en volgens mij ook met Things for iPad (zelf geen ervaring mee)
  • Via dropbox tussen twee macs, op voorwaarde dat je niet op beide macs tegelijk Things gebruikt. Dat is niet zozeer een kwestie van licensie, als wel een technische voorwaarde om de zaak goed te laten draaien.

Zelf synchroniseer ik via dropbox tussen twee macs. Dit heeft als voordeel dat ik ook continu een back-up heb in the cloud van mijn GTD-systeem.

Prijs?

Things kost op dit moment € 49,95. Zelf neem ik als ik applicaties aanschaf altijd contact op voor een educatieve licensie, dan leg ik uit dat ik als predikant voor een non-profit organisatie werk. Tot nog toe heeft dat altijd wat opgeleverd. Ik daag je uit dat ook te proberen, dan kost als predikant Things je ‘slechts’ € 34,95.

Het klinkt raar, eerlijk gezegd ben ik blij dat Things me echt geld heeft gekost. Dat maakt dat ik het jammer vind het niet te gebruiken, wat me vervolgens bewaart om allerlei andere GTD-systemen en apps uit te proberen. Procrastinatie, zo heet die verleiding die elke GTD en app-freak tegenkomt.

Advertenties