Op allerlei gebieden is het goed om af en toe terug te gaan naar de basis. Vandaar een nieuwe serie op P&P over de basics van Getting Things Done (GTD).

Voor wie niet met GTD vertrouwd is, het is een manier om je taken (werk én privé) te organiseren, bedacht door David Allen, en vooral gericht op kenniswerkers. Kort gezegd gaat het er om dat je alles verzamelt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd.

  • Buiten je hoofd: je aandacht kun je dan gebruiken om de dingen te doen die te doen zijn, terwijl het onthouden van taken geen energie meer kost.
  • betrouwbaar systeem: eigenlijk maakt het niet uit wat voor systeem (papier, electronisch, of wat ook), als het maar compleet en betrouwbaar is. Je merkt het direct als het niet betrouwbaar is: dan gaat er weer mentale energie zitten in het onthouden van taken in plaats van het doen.

Daarbij is het belangrijk dat je bij elke taak je afvraagt: wat is de next action (NA)? De volgende, concrete actie dus. Niet ‘schrijf hoofdstuk 4’, maar ‘open hfdst4.doc en lees bladzijde 34’ (want daar moet je beginnen om verder te kunnen schrijven). Hoe concreter, des te meer het aanzet tot doen, en daar gaat het om.

  • In het begin is het lastig om concrete  NAs te bedenken. Wat is nu de NA bij het maken van een preek? Of het oplossen van een ingewikkelde beleidsmatige kwestie? Toch kan het nadenken over de NA juist helpen om grip te krijgen op het probleem. Ga ik dit punt op de kerkenraad bespreken? Zo ja, wil ik een notitie vooruit sturen? Zo ja, hoe weet ik wat er in moet komen te staan? O, dat boek moet ik dus pakken. Opeens is het probleem letterlijk hanteerbaar geworden.
  • De keerzijde is ook waar: dingen die je uitstelt (procrastination blijft een prachtig Engels woord, maar een nare werkelijkheid), waar je over piekert en die je stress opleveren, zijn waarschijnlijk dingen waarbij je géén NA hebt vastgesteld. Soms moet je alleen maar op iets wachten en kun je er, op dit moment, niets aan doen. Dat alleen kan al rust geven. Geeft het dat niet, misschien moet er dan toch iets anders worden gedaan. Het is wellicht wat merkwaardig om het hier in zo’n wat zakelijk verhaal te lezen, maar gebed is het eerste. Soms moet je misschien dingen waar je moeite mee hebt, bespreekbaar maken.

Een volgende keer verder over de vijf fasen die David Allen onderscheidt in de workflow.

Advertenties