De eerste fase van het onder controle krijgen van je workflow is het verzamelen van alles waar je mogelijk wat mee moet doen. Mogelijk: want je weet het nog niet, dat ga je in een volgende fase beslissen. Natuurlijk kunnen je boeken gewoon in de kast en de monitor op het bureau blijven staan. Maar alles wat mogelijk ongeorganiseerd is, moet verzameld in je inbox (of ‘inbakje’ als je van de Nederlandse versie houdt – persoonlijk vind ik het geen fraai woord).

Voorbeelden? E-mails waar nog wat mee moet, moeten in de inbox. Begin met je bureau na te speuren: bonnetjes, notities, een rapport in een la waar je nog wat mee moest. Vergeet notities in je telefoon of iPad niet (het best kunnen die natuurlijk gesynchroniseerd zijn, zodat ze automatisch op een goede plek terecht komen).

Naast de fysieke dingen die je verzamelt, heb je waarschijnlijk ook het nodige aan je hoofd. Hoe langer en nauwkeurig je met GTD bezig bent, des te minder zal dat zijn, maar toch: neem een leeg vel papier en schrijf gedurende vijf of tien minuten de dingen op die je te binnen schieten en waar je nog wat mee moet. Schrik niet als dit nogal veel is, als je dit voor het eerst doet. De bedoeling is uiteindelijk, zoals een vorige bijdrage beschreven, dat het allemaal in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd terecht komt.

Hoe vaker je verzamelt, des te minder heb je per keer – maar het omgekeerde is ook waar. Schrik er niet van; in een volgende bijdrage gaan we er op in hoe je met alles in je inbox omgaat.

Hoe vaak ga je dingen verzamelen? Persoonlijk probeer ik routinematig al te verzamelen: na een vergadering gaan de documenten in de inbox, ik haal mijn tas leeg en bij twijfel komt iets in de inbox. Maar er zijn altijd dingen die je niet direct verzamelt (bij mij bijvoorbeeld: bonnetjes in mijn portemonnee). Daarvoor is een weekly review een geweldig moment: één keer per week, als je je hele systeem onderhoudt, ga je na of je wel alles verzameld hebt.

En, wat heb je tijdens het lezen bedacht dat je anders vergeten was? Wat ga je verzamelen?

Advertenties