GTD? Nee, dit gaat niet over een relict uit het verzuilde G-verleden. GTD staat voor “Getting Things Done” en verwijst naar een bekende methode voor persoonlijke productiviteit. De aanpak van de auteur, David Allen, onderscheidt zich van andere methodes op de bonte markt van “self management” titels door een heldere, concrete en praktisch toepasbare benadering. De vage en zweverige wijsheden van religieuze en filosofische snit die Allen citeert – hij is actief binnen de Amerikaanse beweging voor “Spiritual Inner Awareness” – kun je laten liggen zonder de hoofdlijn van zijn betoog te missen.

De kracht van GTD is de insteek bij het concrete alledaagse leven en werken van veel mensen. Elke dag komt er een enorme hoeveelheid informatie op ons af. En elke dag zijn er talloze schakelmomenten tussen werk en privé, e-mail en gesprekken, reizen en aan een bureau zitten. Het leven van predikanten als “kenniswerkers” verschilt daarin niet zo gek veel van dat van onze flexwerkende gemeenteleden in hun kantoorjungle. GTD reikt een methode aan om met de veelheid van input en schakelmomenten om te gaan. Voor mij werkt het. Ik hoop dat ik iets van de kracht van de methode en mijn enthousiasme erover kan overdragen, aan de hand van de onderstaande punten.

1. Verzamel alle “input” in een betrouwbaar systeem – dus niet in je hoofd.

Het eerste principe van GTD is: Verzamel en verwerk alle “input” die er op je afkomt op een consistente manier buiten je hoofd. Allen populariseert het psychologische inzicht dat ons geheugen notoir onbetrouwbaar is als het er om gaat om de juiste informatie op het juiste moment paraat te hebben. We hebben boodschappenlijstjes nodig anders vergeten we de meeste evidente inkopen zoals melk en brood. We kunnen veel onthouden, maar het lukt ons niet zo goed om alles op het juiste moment weer te herinneren. Steeds moeten nadenken over de vraag “Vergeet ik nu niet iets?” kost energie en is een bron van stress.

Daarom is het eerste punt van Allen: Verzamel alles, maar dan ook alles, in één systeem. Bijvoorbeeld: e-mails, post, de lege cartridge van de printer, het kapotte speelgoed van je kind, de vraag van je lief over de besteding van het komende weekend, een idee voor de preek van volgende week.  Al die dingen leg je volgens GTD als het ware op een grote hoop. Concreet: alle digitale input in één e-mailbox, alle papierwerk en spullen in één bak of la, alle ideeën en notities in één boekje of app. De bedoeling hiervan is om alle prikkels die je afleiden en energie kosten tijdelijk te parkeren, zodat je kunt focussen op wat nodig is, zonder afgeleid te worden door losse stapels papierwerk of onbeantwoorde e-mails. Of zodat je echt kunt ontspannen, zonder steeds aan allerlei “losse eindjes” in je werk te hoeven denken.

Wordt vervolgd!

Advertenties