Eerder schreef ik op dit weblog over de kracht van het boek  “Getting Things Done.” Hieronder mijn vervolg.

2. Verwerk alle input doelmatig en proactief

De tweede stap van GTD is dat je alle “input” die je tijdelijk hebt geparkeerd, op een doelmatige en proactieve manier verwerkt. Allen adviseert om met regelmaat, maximaal eens per dag en minmaal eens per week, alle dingen die in een digitale of fysieke “inbox” zitten te verwerken. Daarbij stel je jezelf twee vragen: (1) “Welk doel wil ik ermee bereiken?” (2) “Wat is de eerstvolgende, concrete actie die ik hiermee moet doen?” Het eerste schrijf je op een projectenlijst, het tweede op een takenlijst. Ik geef een aantal voorbeelden.

Voorbeeld 1. Je hebt een e-mail gekregen met de vraag van een stel om hun trouwdienst te leiden. Op de projectenlijst komt te staan: “huwelijksbevestiging Anna en Bert, 10 juli”. Op de takenlijst komen waarschijnlijk een paar concrete actiepunten, zoals “mail bruidspaar RE plannen gesprek” en “mail scriba over huwelijk A & B.” Het is belangrijk zo concreet mogelijk te zijn: hoe concreter, des te eenvoudiger het te doen is en des te groter de kans dat je het ook daadwerkelijk doet.

Voorbeeld 2. Je vindt een notitie in je systeem over de gezinsvakantie die je wilt plannen. Je dacht eraan tijdens het schrijven van de preek – vreemd genoeg – en maakte toen een aantekening. Op de projectenlijst noteer je: “organiseren gezinsvakantie, week 32-33”. Vervolgens bedenk je wat je als eerste kunt doen om dit doel dichterbij te brengen. En dus noteer je op je takenlijst: “bespreken vakantieplannen met echtgenote.”

Misschien denk je: Dit is overdreven en contra-productief. Misschien hoef je inderdaad niet alle taken en taakjes op te schrijven – al merk ik bij mijzelf dat opschrijven mij helpt om dingen ook echt “gedaan te krijgen.” De kracht van GTD ziet vooral in het achterliggende  principe: definieer de doelen die je wilt bereiken en hak deze vervolgens in hapklare brokken.

Advertenties