In een aantal blogs ben ik op zoek naar de kracht van de “Getting Things Done” methode voor de praktijk van het domineesvak. Geen samenvatting van GTD dus, eerder een persoonlijke impressie. Hieronder mijn derde en laatste bijdrage.

3. Denk in context en energie, niet in werk of privé.

Het aanbrengen van een scheiding tussen werk en privé is zo’n beetje de heilige graal in veel adviezen over “personal management.” Het verrassende van GTD is dat het deze scheiding relativeert. Reden: voor de meeste mensen werkt het gewoon niet. Dingen lopen nu eenmaal vaak door elkaar– in de pastorie en in je hoofd. De methode komt erop neer dat je dit accepteert en je er niet door laat frustreren. Het is zinvoller om te werken aan het eigenlijk doel: Je wilt graag momenten van echte ontspanning en rust, zonder dat er “losse eindjes” van werk in je hoofd of in je huis rondslingeren. En juist op dit punt is GTD een uitkomst voor predikanten.

De methode adviseert namelijk om je takenlijst uit te splitsen op basis van al die verschillende contexten waarin je je bevindt. Elke context biedt mogelijkheden om bepaalde taken te doen. Bij voorbeeld: Je maakt lijstjes met taken die je aan je bureau kunt doen, bij huis, onderweg, in de kerkenraadsvergadering, achter je e-mailprogramma. En zo voorts. Op basis van deze specifieke lijsten – die redelijk kort en overzichtelijk blijven – beslis je wat je op een bepaald moment kunt en wilt doen. En als je niks wilt doen – ontspannen dus –, dan laat je je lijsten even dicht.

4. Zorg voor goede en leuke spullen

De schrijver van “Getting Things Done,” David Allen, geeft in zijn boek veel concrete en bruikbare adviezen voor het ordenen van je werkruimte en de bestanden op je pc. Maar, zo stelt hij, zulke adviezen werken alleen als je ook een beetje wilt investeren in goed materiaal. Concreet: Probeer niet alles in vijf mappen te proppen, maar koop er meteen twintig. En zorg dat je spullen hebt die een beetje leuk zijn, zodat je ook zin hebt om ermee aan de slag te gaan. Dat klinkt heel flauw misschien, maar het werkt echt zo.

Ten slotte, zoals bij elke methode vraagt GTD om vertaalslag naar je eigen situatie en voorkeuren. Ook als je met de methode als zodanig niets hebt, helpt het boek je om na te denken over de manier waarop je werkt en mogelijkheden je daarbij hebt. Ben je benieuwd naar meer adviezen voor de organisatie van je werk als predikant of pastor? Op 6 oktober en 10 november hopen Arnold Huijgen en ik een tweedaagse PEP-cursus te geven over de praktische kant van het ambt.

N.a.v. David Allen, “Getting things done. Prettig en efficiënt werken zonder stress.” Academic Services, 2007. ISBN 9789052616261. Vertaling van “Getting things done. The Art of Stress-Free Productivity.” Penguin Putnam Inc, 2002. ISBN 9780142000281

Eerder schreef ik op dit weblog over de kracht van het boek  “Getting Things Done.” Hieronder mijn vervolg.

2. Verwerk alle input doelmatig en proactief

De tweede stap van GTD is dat je alle “input” die je tijdelijk hebt geparkeerd, op een doelmatige en proactieve manier verwerkt. Allen adviseert om met regelmaat, maximaal eens per dag en minmaal eens per week, alle dingen die in een digitale of fysieke “inbox” zitten te verwerken. Daarbij stel je jezelf twee vragen: (1) “Welk doel wil ik ermee bereiken?” (2) “Wat is de eerstvolgende, concrete actie die ik hiermee moet doen?” Het eerste schrijf je op een projectenlijst, het tweede op een takenlijst. Ik geef een aantal voorbeelden.

Voorbeeld 1. Je hebt een e-mail gekregen met de vraag van een stel om hun trouwdienst te leiden. Op de projectenlijst komt te staan: “huwelijksbevestiging Anna en Bert, 10 juli”. Op de takenlijst komen waarschijnlijk een paar concrete actiepunten, zoals “mail bruidspaar RE plannen gesprek” en “mail scriba over huwelijk A & B.” Het is belangrijk zo concreet mogelijk te zijn: hoe concreter, des te eenvoudiger het te doen is en des te groter de kans dat je het ook daadwerkelijk doet.

Voorbeeld 2. Je vindt een notitie in je systeem over de gezinsvakantie die je wilt plannen. Je dacht eraan tijdens het schrijven van de preek – vreemd genoeg – en maakte toen een aantekening. Op de projectenlijst noteer je: “organiseren gezinsvakantie, week 32-33”. Vervolgens bedenk je wat je als eerste kunt doen om dit doel dichterbij te brengen. En dus noteer je op je takenlijst: “bespreken vakantieplannen met echtgenote.”

Misschien denk je: Dit is overdreven en contra-productief. Misschien hoef je inderdaad niet alle taken en taakjes op te schrijven – al merk ik bij mijzelf dat opschrijven mij helpt om dingen ook echt “gedaan te krijgen.” De kracht van GTD ziet vooral in het achterliggende  principe: definieer de doelen die je wilt bereiken en hak deze vervolgens in hapklare brokken.

GTD? Nee, dit gaat niet over een relict uit het verzuilde G-verleden. GTD staat voor “Getting Things Done” en verwijst naar een bekende methode voor persoonlijke productiviteit. De aanpak van de auteur, David Allen, onderscheidt zich van andere methodes op de bonte markt van “self management” titels door een heldere, concrete en praktisch toepasbare benadering. De vage en zweverige wijsheden van religieuze en filosofische snit die Allen citeert – hij is actief binnen de Amerikaanse beweging voor “Spiritual Inner Awareness” – kun je laten liggen zonder de hoofdlijn van zijn betoog te missen.

De kracht van GTD is de insteek bij het concrete alledaagse leven en werken van veel mensen. Elke dag komt er een enorme hoeveelheid informatie op ons af. En elke dag zijn er talloze schakelmomenten tussen werk en privé, e-mail en gesprekken, reizen en aan een bureau zitten. Het leven van predikanten als “kenniswerkers” verschilt daarin niet zo gek veel van dat van onze flexwerkende gemeenteleden in hun kantoorjungle. GTD reikt een methode aan om met de veelheid van input en schakelmomenten om te gaan. Voor mij werkt het. Ik hoop dat ik iets van de kracht van de methode en mijn enthousiasme erover kan overdragen, aan de hand van de onderstaande punten.

1. Verzamel alle “input” in een betrouwbaar systeem – dus niet in je hoofd.

Het eerste principe van GTD is: Verzamel en verwerk alle “input” die er op je afkomt op een consistente manier buiten je hoofd. Allen populariseert het psychologische inzicht dat ons geheugen notoir onbetrouwbaar is als het er om gaat om de juiste informatie op het juiste moment paraat te hebben. We hebben boodschappenlijstjes nodig anders vergeten we de meeste evidente inkopen zoals melk en brood. We kunnen veel onthouden, maar het lukt ons niet zo goed om alles op het juiste moment weer te herinneren. Steeds moeten nadenken over de vraag “Vergeet ik nu niet iets?” kost energie en is een bron van stress.

Daarom is het eerste punt van Allen: Verzamel alles, maar dan ook alles, in één systeem. Bijvoorbeeld: e-mails, post, de lege cartridge van de printer, het kapotte speelgoed van je kind, de vraag van je lief over de besteding van het komende weekend, een idee voor de preek van volgende week.  Al die dingen leg je volgens GTD als het ware op een grote hoop. Concreet: alle digitale input in één e-mailbox, alle papierwerk en spullen in één bak of la, alle ideeën en notities in één boekje of app. De bedoeling hiervan is om alle prikkels die je afleiden en energie kosten tijdelijk te parkeren, zodat je kunt focussen op wat nodig is, zonder afgeleid te worden door losse stapels papierwerk of onbeantwoorde e-mails. Of zodat je echt kunt ontspannen, zonder steeds aan allerlei “losse eindjes” in je werk te hoeven denken.

Wordt vervolgd!

Er komt een nieuwe Predikant & Praktijk-training! In het najaar van 2014 hopen we onze tweedaagse cursus aan te bieden onder de vlag van het PEP-programma aan de TU Kampen. Als data zijn geprikt 6 oktober en 10 november 2014. Houd de site van PEP in de gaten voor de inschrijving!

Tijdens de cursus eerder dit jaar wezen Daniël en ik al op de vele voordelen van Evernote, en op het boek dat er aan zat te komen over lifehacking met Evernote. Welnu, dit boek is nu uit! Neem en lees.

Vervanging van Google Reader

Het is echt waar: Google stopt de ondersteuning van Google Reader. ‘Een dolk in de harten van bloggers’, kopt NRC. Per 1 juli gaat het al gebeuren, tenzij deze petitie of een van de vele andere door Google serieus genomen wordt.

Wat nu? Ik heb niet bijzonder veel subscriptions, maar toch zo’n zeventig. Het mooie is: als je zit vastgeroest bij Google Reader, kijk je minder om je heen naar wat er verder voor moois is. En nu heb ik Feedly ontdekt: werkt net zo goed, ziet er fraaier uit, en is nog altijd gratis.

Natuurlijk zijn er tal van alternatieven, hier worden er acht genoemd bijvoorbeeld. Maar vaak zijn wel erg goed, maar kosten ze geld, zoals het prachtige Reeder. Voorlopig dus Feedly voor mij. En ik ben duidelijk niet de enige die er zo over denkt.

Welke RSS-reader gebruik jij? Eens met de keus voor Feedly, of toch een andere voorkeur?

test

Tijdens de evaluatie van de cursusdag op 11 februari kwam de wens naar voren om een wat uitgebreidere introductie op Evernote te krijgen. Hier alvast wat informatie.

Wat is Evernote?

Evernote biedt de mogelijkheid om notities te maken en te beheren.

  • Maken op je pc of Mac, smartphone of tablet. Je kunt ook pdf’s opslaan, of foto’s van aantekeningen die iemand op een bord maakte;
  • Beheren zodat je snel terugvindt wat je zocht.

Zie ook deze korte introductie-video van Evernote.

Verder lezen

Op Lifehacking vind je veel informatie over Evernote. Het handigst is onderstaand boek, via deze link te bestellen voor € 8,99. image

Toch liever gratis? hier vind je de ‘Evernote Basisgids’.

Hoe richt je Evernote in?

Notitieboeken

Je kunt zo veel notitieboeken aanmaken als je wilt. Stel het je voor als had je fysieke notitieboeken: je kunt er allerlei notities in kwijt.

Tags

Echt handig wordt het wanneer je ‘tags’ toevoegt: kleine extra markeringen. Een notitie kan bijvoorbeeld zowel bij ‘financiën’ als bij ‘vakantie’ horen. Dan plak je er beide tags aan, en op beide kun je ook zoeken.

Handig

Het handigst is een simpele alfabetische indeling, zodat je niet voortdurend hoeft te zoeken. De zoekfunctie van Evernote is zo goed, dat je je het beste niet druk maakt om een hiërarchisch systeem.

Cursusaanbod persoonlijke effectiviteit

Deze cursus focust op de praktische organisatie van predikantswerk. Dat is meer dan time-management, het gaat vooral om voldoende aandacht en mentale ruimte voor de dingen die je wilt of moet doen.

Cursusleiders dr. Arnold Huijgen en drs. Daniël Timmerman hebben deze cursus ontwikkeld vanuit de praktijk van parttime predikantschap naast een taak aan de TU Apeldoorn. Aan de hand van verschillende methodes, onder andere David Allen’s Getting Things Done, hebben zij een cursus ontwikkeld die op de praktijk van predikantschap is toegesneden. Deze cursus wordt nu drie jaar aangeboden en is versterkt met feedback van de deelnemers.

De cursus bestaat uit twee dagen. De eerste cursusdag steekt in bij de ervaringen van de deelnemers en legt een theoretische en praktische basis aan de hand van praktijkvoorbeelden en best practices. Na een maand volgt de tweede cursusdag, waarin enerzijds herhaling en reflectie wordt geboden, anderzijds verdieping ten aanzien van planning en projectmatig werken.

Binnen de drieslag ambt – persoon – professie focust deze cursus vooral op de professionaliteit van de predikant. De ervaring is dat het persoonlijke en ambtelijke aspect als vanzelf ook naar boven komt tijdens de gesprekken. Er is op deze dag daarom ook ruim de gelegenheid voor ontmoeting en gesprek.

Reacties van deelnemers

• Een Chr. Ger. predikant: “Er zijn weinig cursusdagen waarvan ik zo direct de relevantie en de wenselijkheid van het vertalen naar de dagelijkse praktijk heb gemerkt, als deze. Het stimulerende kwam vooral doordat deze cursus overduidelijk te maken had met je dagelijkse bezigheden met zijn valkuilen en uitdagingen én omdat er daadwerkelijk bruikbare handvatten geboden werden om beter met tijd- en werkdruk om te gaan. Veel complimenten voor de cursusleiders!”

• Een vrijgemaakt predikant: “Zelf werd ik afgelopen najaar getipt over de methode van Getting Things Done. Mooi om nu heel wat collega’s te ontmoeten die hier ook mee aan de slag zijn/willen. Was het gelijknamige boek van David Allen al inspirerend, de cursusleiders Arnold en Daniel waren dat zeker ook. Het straalde aan alle kanten van hen af dat het veel rust geeft om op deze manier te werken, en dat het ook gewoon heel erg leuk is om op deze manier met je werk bezig te zijn. Dit alles gaf, samen met de praktische tips en tools, zeker een meerwaarde aan de cursus boven het zelfstandig doornemen van het boek.”

Praktische informatie

• Data: 14 januari en 11 februari 2013, steeds van 9:30 tot 16:00.

• Locatie: Conferentiecentrum Mennorode te Elspeet (onder voorbehoud).

• Minimum aantal deelnemers: 12.

• Kosten: € 225 voor beide dagen, incl. lunch;

Aanmelden? Mail a.huijgen [at] gmail [dot] com

 

Er zijn talloze blogs die absoluut de moeite van het volgen waard zijn. Maar hoe doe je dat nu op een effectieve manier? De eerste stap is om de blogs die je van belang vindt via rss te volgen. Daar zijn allerlei mogelijkheden voor, zelf maak ik gebruik van de googlereader, die ik vervolgens op mijn iPad ‘lees’ met behulp van de app Feeddler.

De artikelen die geproduceerd worden op de blogs die ik volg zijn niet allemaal van even groot belang. Sommigen zij voor mij niet de moeite van het lezen waard, anderen vind ik aardig even gezien te hebben, volgende artikelen daar ‘moet’ ik iets mee. Maar ja, wat dan? En hoe dan? Ofwel ik wilde graag de blog artikelen behandelen volgens de GTD-methode: wat wil ik hiermee?
  • Niets ->; prullenbak
  • Bewaren ->; archiveren
  • Actie ->; Project of actie van maken
De eerste stap ‘niets’ er mee doen was niet zo moeilijk. Maar bewaren of een project of actie ervan maken, wat is een efficiënte manier om blog artikelen een plek te geven in je systeem? Ik doe dat nu via ifttt (wat staat voor if this then that). Met ifttt kun je verschillende web hulpmiddelen aan elkaar koppelen. Bijvoorbeeld: als ik twitter met #blij post dan mijn tweet op facebook.
Via ifttt heb ik de task aangemaakt dat als ik in mijn googlereader een artikel een ster geef, het artikel automatisch geplaatst wordt in mijn evernote notitieboek getiteld ‘inbox’. Zo staan alle belangrijke blogartikelen onmiddelijk gearchiveerd in evernote. Op een moment dat mij goed uitkomt kan ik mijn evernote inbox verwerken: de blog artikelen archiveren, er projecten van maken en er acties aan verbinden.
Met behulp van ifttt kan ik snel en effectief door mijn rss-reader heen scrollen, met één sterretje er uit pikken wat ik van belang vind en het een plek geven in mijn systeem.
Volg

Ontvang elk nieuw bericht direct in je inbox.